فایل اکسل شارژ ساختمان یا نرم افزار مدیریت ساختمان؟
به‌روزرسانی:
بیشتر مدیران با یک فایل اکسل شروع می‌کنند. اکسل برای چند ماه اول کار می‌کند، اما با بیشتر شدن واحدها، رسیدها و هزینه‌ها محدودیت‌هایش آشکار می‌شود. در این راهنما هر دو گزینه را مقایسه می‌کنیم.
یک جدول شارژ ساختمان چه ستون‌هایی دارد؟
اگر با اکسل کار می‌کنید، دست‌کم این ستون‌ها را داشته باشید:
- شماره واحد و نام مالک و ساکن
- متراژ و تعداد نفرات
- مبلغ شارژ هر ماه
- مبلغ و تاریخ پرداخت
- شماره پیگیری رسید
- مانده بدهی
محدودیت‌های اکسل در مدیریت ساختمان
مشکلاتی که مدیران بیشتر با آن روبه‌رو می‌شوند:
- فقط مدیر فایل را دارد و ساکنین برای دیدن بدهی باید بپرسند.
- رسیدها در پیام‌رسان پخش‌اند و به ردیف واحد وصل نیستند.
- یک فرمول اشتباه یا ردیف جابه‌جا شده، کل حساب را به هم می‌ریزد.
- فاکتور هزینه‌ها جدا از فایل نگهداری می‌شود.
- هنگام تغییر مدیر، فایل‌ها گم می‌شوند یا نسخه‌های متفاوت پیدا می‌کنند.
اکسل در برابر نرم افزار مدیریت ساختمان
در نرم‌افزار، شارژ ماهانه خودکار صادر می‌شود، ساکنین بدهی خود را می‌بینند و رسید را خودشان بارگذاری می‌کنند، هزینه‌ها همراه فاکتور ثبت می‌شوند و جمع‌ها هیچ‌وقت اشتباه نمی‌شوند. اطلاعیه، نظرسنجی و جلسات هم در همان‌جا انجام می‌شود؛ کارهایی که از اکسل برنمی‌آید.
اگر ساختمان شما بیش از چند واحد دارد یا وقت زیادی صرف پیگیری رسیدها می‌کنید، وقت کوچ به نرم‌افزار رسیده است.
کوچ از اکسل به «ساختمان ما»
واحدها را با متراژ و تعداد نفرات تعریف کنید، مانده بدهی هر واحد را بهعنوان شارژ دوره قبل ثبت کنید و از ماه بعد شارژ دوره‌ای را فعال کنید. ۳۰ روز اول رایگان است، پس می‌توانید یک ماه هر دو را کنار هم داشته باشید.
سؤالات متداول درباره فایل اکسل شارژ ساختمان
فایل اکسل رایگان شارژ ساختمان کافی نیست؟
برای ساختمانهای خیلی کوچک شاید کافی باشد، اما شفافیت برای ساکنین، اتصال رسیدها و انتقال آسان به مدیر بعدی را ندارد.
اطلاعات قبلی اکسل را چطور منتقل کنم؟
مانده بدهی هر واحد را بهعنوان شارژ دوره قبل ثبت کنید تا حسابها از همان نقطه ادامه پیدا کنند.